SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS
IMPORTANCIA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental se entiende como el conjunto de
tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa
u organización. La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que
dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser
desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de
la empresa.
¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Es el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación se publican
los Instrumentos Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo
de Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de
Archivos" y demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación
– AGN.
CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD
Para
que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste
utilidad a la organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes
de seguridad. La primera tiene relación con la integridad de los documentos, al
tratarse del respaldo de las actividades de la empresa es necesario que se
conserven en buen estado y que se evita la pérdida de estos, ya sea físicamente
o la digitalización.
A
ello debemos sumar la garantía de acceso restringido a la información, es decir
que sólo personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. En Microsystem sabemos
la importancia que tienen para el desarrollo de su empresa la gestión oportuna
y eficiente de la información, por lo que ofrecemos un sistema confiable que
facilita los accesos a la documentación y le permite concentrar sus esfuerzos
en prestar unos mejor servicios a sus clientes.
AMENAZAS ONLINE
Es
imposible reflexionar sobre la seguridad de documentos sin hablar de Internet y
de las numerosas amenazas que provienen precisamente de recursos online, como
los virus, software malicioso, piratas informáticos e incluso suplantadores de
identidad. Afortunadamente, todas estas amenazas pueden ser controladas
mediante un buen software de seguridad, como un buen antivirus, programas
anti-spyware o cortafuegos, o la implementación de mecanismos seguros de
acceso, tales como SSL. En este sentido, las actualizaciones periódicas de
sistemas operativos y aplicaciones son fundamentales, para tapar los posibles agujeros
de seguridad que van surgiendo.
Otra
medida de seguridad clave es la autenticación de documentos. El sistema de
identificación y autenticación electrónica más utilizada, requerida por Ley en
la mayoría de los casos, es la firma electrónica. La firma electrónica de
documentos permite, por un lado, a los remitentes firmar los documentos de
salida y, por otro, a los receptores asegurarse de que los documentos que
reciben provienen del emisor indicado y también de que no se han producido
modificaciones desde que fue autenticado.
Seguimiento
y trazabilidad de los documentos
Según
las regulaciones legales europeas, cualquier sistema de gestión documental debe
conservar las pistas de auditoría de las operaciones realizadas sobre los
documentos. Es de esta manera que se puede realizar un exhaustivo seguimiento
de los documentos y de las personas que han accedido a ellos, con las posibles
modificaciones realizadas. Así, de esta forma, cualquier auditor podrá rastrear
los datos para poder llegar al documento origen, si este es financiero,
factura, recibo, bono, etc. Sistemas de gestión documental avanzados suelen
incorporar un seguimiento de las acciones que se hacen sobre cada documento.
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